()
– это управление корпоративной, слабо структурированной информацией. На самом
деле ECM не несет конкретной функциональности, а лишь определяет компонентный
состав, корпоративную стратегию организации жизненного цикла электронного
контента.
Другими словами, это экспертное видение или свод рекомендаций относительно
того, как развивать ИТ-ландшафт. Мировое сообщество профессионалов (Association for Information and Image
Management) так определяет ECM: это стратегии, технологии и методы, используемые
для захвата (capture), управления (manage), хранения (store), доставки и
сохранения (preserve) информации, связанной с внутрикорпоративным процессом.
На рынке существует множество классов подобных систем: системы электронного
документооборота (), управления корпоративным
web-контентом (), мультимедийным контентом
(Digital Asset Management), процессами на основе бизнес-правил (Business
Process Management), корпоративные порталы,
(Email Archiving & Management) и т.д. Наиболее же обсуждаемая в последнее
время тема – это хранилище электронных документов, или электронный архив (ЭА).
Зачем нужен электронный архив?
Электронный архив как корпоративная платформа документационного обеспечения
по праву претендует на звание центральной системы предприятия.
Когда же организация испытывает необходимость в создании единой платформы
управления контентом? В 99% случаев это происходит не сразу. Предваряющая фаза
– это лоскутная автоматизация. На этой стадии автоматизируется деятельность
отдельных функциональных подразделений по принципу: «появится проблема – будем
решать». И так в компании возникают CRM, ERP, бухгалтерская система, «Кадры»,
«Канцелярия» и т.д. В определенный момент этого стремительного развития
собственники понимают, что повысить эффективность бизнеса можно за счет
сквозной автоматизации бизнес-процессов, связанных с документальным
обеспечением, и формирования единой среды хранения и управления контентом. Тогда-то
в компании и формируется ECM-стратегия, первым этапом которой является создание
единой базы корпоративного контента или по-простому электронного архива.
Основные задачи, решаемые электронным архивом:
- управление электронными документами (Document Management) – их
регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и т.д.;
- управление потоками заданий (Workflow);
- ввод документов (Data Capture) с автоматизированной категоризацией,
индексацией;
- коллективная работа с документами (Document Centric Collaboration).
Таким образом, электронный архив как корпоративная платформа документационного
обеспечения по праву претендует на звание центральной системы предприятия. Она,
с одной стороны, интегрируется с внутренними системами документооборота
(донорами) и автоматизирует ключевые документационные процессы, а с другой –
сама интегрирована во внутренние корпоративные системы и является важным
поставщиком информации.
Архив электронных документов в основном решает задачи
централизации корпоративного контента и реализации жизненного цикла документов
в разрезе внутренних корпоративных стандартов. Также архив применяется для
организации (центрального) хранилища данных в случае территориально
распределенных БД. Задача централизации решается путем выбора самодостаточной
по архитектуре и функциональности платформы. Ее независимость от уже имеющихся
корпоративных платформ позволяет создать универсальную структуру единиц
хранения электронных документов, отказавшись от рудиментарной зависимости
имеющихся информационных систем.
Корпоративное хранилище данных на платформе UnityBase
Экспоненциальный рост объемов корпоративной информации – один из самых
актуальных вызовов, стоящих перед современной организацией. Чтобы принять
решение на основе неструктурированной информации, нужен не сам контент, а
понимание содержащегося в нем смысла.
Компания InBASE предлагает современное решение на платформе
UnityBase, которое дает возможность создать пользователю рабочую среду,
позволяющую наилучшим образом организовать данные из различных источников для
их последующей аналитической обработки, с широким набором средств их сбора и
анализа.
Описание функциональности решения:
- управление контентом предприятия;
- единая система для всех типов контента;
- трансформация различных типов контента (более 20 конверторов);
- полная история всех изменений;
- доступ к контенту из различных систем;
- управление жизненным циклом документов;
- перевод документов в электронный вид.
Производительность решения
Остро стоит вопрос быстродействия современных систем. Технологии
резидентных вычислений уже изменили требования бизнес-пользователей к скорости
отклика системы. Возможность интерактивного анализа информации в режиме
реального времени становится все более востребованной, и поэтому для
большинства пользователей время ожидания обработки запроса, превышающее
несколько секунд, уже неприемлемо. Платформа UnityBase позволяет обеспечить
промышленный уровень производительности при 5000 одновременных пользователей,
100000 документов в месяц и хранилища документов ~10ТБ на 1 low-end сервер.
Мобильность решения
Доступ к хранящейся информации пользователь может получить, используя
компьютер, планшет или любое мобильное устройство, подключенное к сети
Интернет, все что необходимо – это наличие веб-клиента, не требующего
предварительной установки на компьютер пользователя. Для просмотра содержимого
документов нет необходимости устанавливать дополнительное программное
обеспечение (например, MS Office) – клиент получает документы,
сконвертированные в формат PDF в независимости от реального формата хранения.
Заключение
Корпоративное хранилище данных, построенное на платформе – это решение позволяющее упростить
пользователю работу с неструктурированным контентом при решении любых
бизнес-задач.
Также большое значение приобретает возможность формирования единой базы знаний,
включающей наиболее распространенные стандарты сбора и обработки любой
документации. Такая база позволяет оперативно реализовать процессы управления
документационным обеспечением в соответствии с корпоративной политикой
компании.
При этом контроль всего жизненного цикла документационного обеспечения
значительно упрощается за счет повышения прозрачности использования
информационных ресурсов внутри компании, которая достигается интеграцией
решения с различными системами и организации доступа к контенту из них, а
рядовые пользователи получают удобный интерфейс для сбора и работы с
информацией.
Источник:
