На
сегодняшний день в органах исполнительной власти существует более 20 различных
типов систем электронного документооборота, которые решают абсолютно разные
задачи и используются различных подразделениях и департаментах.
Безусловно,
внедрение электронного документооборота в органах власти, позволяет повысить
эффективность процессов информационного обеспечения управления, принятия
управленческих решений, контроля исполнительской дисциплины, а также
значительно снизить затраты времени на доставку, исполнение, расходы на бумагу
и другие расходные материалы. Однако при таком количестве внедренных систем,
ведомства все-таки остаются изолированными друг от друга, и эффективность
работы отдельно взятой организации
теряется в общей системе межведомственного документооборота, где усложнены
процессы контроля и сбора аналитических данных обработки внешних документов.
Создание
единого интегрированного информационного пространства органов исполнительной
власти для возможности
автоматизированного обмена между существующими системами электронного
документооборота позволяет существенно повысить эффективность взаимодействия
ведомств: ускоряется доставка документов, появляются возможности
межведомственного контроля выполнения поручений и сбора отчетности обработки
документов, снижаются расходы на функционирование курьерских и почтовых служб.
Система
электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОИВ)
предназначена для обеспечения эффективного электронного взаимодействия ОИВ и разработана с учетом нормативно-правового
обеспечения технологий обработки, передачи, получения и использования
электронных документов или копий бумажных документов, заверенных электронной
цифровой подписью. Необходимо отметить,
что СЭВ ОИВ не автоматизирует документооборот внутри ведомств, основными целями
при построении СЭВ ОИВ являются:
- реализация единой государственной
политики электронного документооборота;
- создание единой системы
межведомственного электронного документооборота за счет подключения
существующих в центральных органах исполнительной власти и органах местного
самоуправления систем электронного документооборота в СЭВ ОИВ;
- создание предпосылок для перехода на
безбумажный межведомственный документооборот с использованием исключительно
электронного документа;
- внедрение единых стандартов работы с
электронным документом.
Централизованные
технические сервисы предоставляемые в рамках СЕВ ОИВ:
- Гарантированная доставка документов.
- Обеспечение конфиденциальности,
целостности и достоверности передаваемой.
- Взаимодействие с центром сертификации
ключей, поддержка ЭЦП.
- Централизованное ведение базы
участников обмена.
- Поддержка механизма адаптеров для
подключения автоматизированных систем электронного документооборота разных
производителей.
- Проверка форматов передаваемой информации
на соответствие .
- Администрирование и мониторинг
процессов обмена.
В
качестве формата для документа и его метаданных, при реализации возможности
обмена между системами электронного документооборота, в СЭВ ОИВ использован
формат электронного документооборота в органах государственной власти, формат
электронного уведомления, утвержденный приказом Министерства образования и
науки, молодежи и спорта Украины от 20.10.2011 № 1207.
Согласно
постановлению КМУ от 18 июля 2012 № 670, всем министерствам, другим центральным
органам исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым,
областным, Киевской и Севастопольской городским государственным администрациям
до 1 октября 2012 необходимо принять меры по приведению собственных систем
электронного документооборота в соответствии с требованиями к форматам данных
электронного документооборота в органах государственной власти для обеспечения
работы с системой электронного взаимодействия органов исполнительной власти.
Специалистами
уже разработана подсистема «
Межведомственный обмен» для подключения органов исполнительной власти,
использующих систему Megapolis.Документооборот, к СЭВ.
Подсистема
«Megapolis. Межведомственный обмен» обеспечивает выполнение следующих функций:
- Формирование электронного уведомления
по запросу пользователя; формирование, проверку ЭЦП электронного уведомления;
обеспечение принятия электронного уведомления; обеспечение принятие квитанции.
- Ведение журналов отправленных,
полученных электронных уведомлений.
- Формирование отчетов по состоянию
электронного уведомления отправленного в СЕВ; отчеты по полученным из СЕВ
электронным уведомлениям.
- Администрирование доступа к
формированию электронного уведомления; получению электронного уведомления; просмотра
отчетов.
Уже
сегодня СЭВ ОИВ позволяет передавать и получать организационно-распорядительные
документы в электронном виде, контролировать сроки обработки документов,
автоматизировать процесс согласования проектов нормативных документов между органами
исполнительной власти.
Источник:
