Час -
гроші. Цьому крилатому виразу майже 300 років, але він не тільки не втрачає своєї
актуальності, але набуває все більш важливе значення в сучасному бізнесі. Від
того чи вміє підприємець цінувати час і швидко реагувати на постійні зміни
бізнес-середовища повністю залежить успішність і прибутковість його бізнесу.
Прописні істини, які, нажаль, не всі ще розуміють повністю.
Сучасний ІТ-світ постійно докладає
максимум зусиль для створення комфортних, безпроблемних і зручних умов ведення
бізнесу, розробляючи системи електронного документообігу (СЕД), що зводять,
наприклад, до нуля шанси втратити документ, системи управління фінансами, що
роблять роботу фінансових відділів зрозумілою, прозорою і простою, і багато інших рішень для бізнесу.
А тепер уявімо, що, наприклад,
система електронного документообігу так і не була придумана і впроваджена в
компаніях і державних установах. Світ без СЕД, який він?
За статистикою кожен тиждень рядовий співробітник офісу роздруковує 6 документів з 10
сторінок, що становить близько 2880 аркушів на рік. Середня компанія налічує
від 50 до 200 співробітників, що в масштабі тисяч компаній у такій багатомільйонній країні, як Україна, налічує сотні тисяч гектарів
лісу, які щорічно йдуть на виробництво паперу.
За даними Асоціації з питань управління інформацією та зображеннями (Association for Information and Image
Management, AIIM), економія однієї тонни паперу дозволяє врятувати 17 дерев, 26
тисяч літрів води, 3 кубічних метра землі, 240 літрів пального та 4 тисячі кВт/год
електрики.
Враховуючи поточну швидкість ведення
бізнесу та кількість підприємств та установ по всьому світу, можна припустити,
що вже через 30 років доведеться відводити цілі будівлі під зберігання
паперових архівів компаній. Ще через 10 років ці будівлі-архіви перетворяться
на цілі квартали, а згодом і міста. Міста, які при найменшій
необережності будуть горіти і масово знищуватися, забираючи з собою цінну інформацію і незворотньо
завдаючи шкоди
навколишньому середовищу. Для забезпечення підприємств папером вирубують
мільйони гектарів лісу. Саме так Земля стає все менш зеленою і все більш
захаращеною папером.
Існує можливість переробки
використаного паперу, але можна в принципі звести до мінімуму використання
паперу за допомогою систем електронного документообігу (СЕД), що дозволяють
знизити паперовий документообіг на 40%.
Ольга Ломакіна, менеджер проектів
впровадження СЕД і корпоративних порталів клієнтів компанії Softengi: «Узгодження
відпусток співробітників і їхніх робіт, опис процедур роботи компаній і
холдингів, службові записки - все це можна робити в електронному вигляді. З
нашого досвіду, оптимізація класичного підходу до діловодства допомагає
перевести від 20% до 50% всіх процесів в електронний вигляд, що значно спрощує
роботу компанії. При розумному підході до оптимізації бізнес-процесів ця цифра
може зрости до 80%».
Головним завданням впровадження СЕД,
як у бізнесі, так і на державному рівні, є створення єдиного інформаційного
простору відомств та відділів для обміну важливою документацією. Така система
не тільки автоматизує процес створення, обліку, зберігання і узгодження
документації, що істотно заощаджує час фахівців, але і дозволяє посилити
контроль прийняття та реалізації рішень.
На даний момент в Україні вже
активно розпочато впровадження систем електронного документообігу (СЕД) на
державному рівні, що планується завершити до кінця 2013 року повною відмовою
від паперової документації.
Джерело:
