Время – деньги. Этому крылатому выражению почти 300 лет, но оно не
только теряет своей актуальности, но приобретает все более важное значение в
современном бизнесе. От того умеет ли предприниматель ценить время и быстро
реагировать на постоянные изменения бизнес-среды полностью зависит успешность и
прибыльность его бизнеса. Прописные истины, которые, к сожалению, не все еще
понимают полностью.
Современный ИТ-мир постоянно прилагает максимум усилий для создания максимально
комфортных, беспроблемных и удобных условий ведения бизнеса, разрабатывая
системы электронного документооборота (СЭД), сводящие, например, к нулю любые
шансы потерять документ, системы управления финансами, делающие работу
финансовых отделов понятной, прозрачной и простой, и многие другие решения для
бизнеса.
А теперь представим, что,
например, система электронного документооборота так и не была придумана и
внедрена в компаниях и государственных учреждениях. Мир без СЭД, какой он?
По статистике каждую неделю
рядовой сотрудник офиса распечатывает 6 документов из 10 страниц, что
составляет около 2880 листов в год. Средняя компания насчитывает от 50 до 200
сотрудников, что в масштабе тысяч компаний в такой многомиллионной стране, как
Украина, насчитывает сотни тысяч гектаров леса, ежегодно уходящих на
производство бумаги. По данным Ассоциации по вопросам Управления
Информацией и Изображениями (Association for Information and Image Management,
AIIM), экономия одной тонны бумаги позволяет спасти 17 деревьев, 26 тысяч
литров воды, 3 кубических метра земли, 240 литров горючего и 4 тысячи кВт/ч
электричества.
Учитывая текущую скорость
ведения бизнеса и количество предприятий и учреждений по всему миру, можно
предположить, что уже через 30 лет придется отводить целые здания под хранение
бумажных архивов компаний. Еще через 10 лет эти здания-архивы превратятся в
целые кварталы, и впоследствии и города. Города, которые при малейшей
неосторожности будут гореть и массово уничтожаться, унося с собой ценную
информацию и необратимо нанося вред окружающей среде. Для обеспечения
предприятий бумагой вырубают миллионы гектаров леса. Именно так Земля
становится всё менее зеленой и всё более захламленной бумагой.
Существует возможность
переработки использованной бумаги, но можно в принципе свести к минимуму
использование бумаги с помощью систем электронного документооборота (СЭД),
позволяющих снизить бумажный документооборот на 40%.
Ольга Ломакина, менеджер
проектов внедрения СЭД и корпоративных порталов заказчиков компании Softengi: «Согласование отпусков сотрудников и их
работ, описание процедур работы компаний и холдингов, служебные записки – всё
это можно делать в электронном виде. По нашему опыту, оптимизация классического
подхода к делопроизводству помогает перевести от 20% до 50% всех
процессов в электронный вид, что значительно упрощает работу компании. При
разумном подходе к оптимизации бизнес-процессов эта цифра может вырасти
до 80%».
Главной задачей внедрения СЭД, как в бизнесе, так и на государственном
уровне, является создание единого информационного пространства ведомств и
отделов для обмена важной документацией. Такая система не только автоматизирует
процесс создания, учета, хранения и согласования документации, что существенно
экономит время специалистов, но и позволяет усилить контроль принятия и
реализации решений.
На данный момент в Украине уже активно начато внедрение систем
электронного документооборота (СЭД) на государственном уровне, что планируется
завершить к концу 2013 года полным отказом от бумажной документации.
Источник:
