Личное дело

Их

рабочий день длится 24 часа, без них не обходятся ни одни переговоры,

они знают все корпоративные тайны и семейные секреты. Личные ассистенты

руководителей крупных компаний рассказали нам об особенностях

профессии, которой не учат ни в одном вузе. Две героини согласились

говорить открыто, две предпочли остаться инкогнито. А вот следовать их

примеру или нет - это твое личное дело.

Екатерина

СИРОВСКАЯ (29)

работала личным помощником 2 года и 3 месяца

Сначала я была ассистентом отдела продаж. Но в фирме, где работала,

перспектив не видела. После нескольких недель изучения вакансий поняла,

что опыт работы, два высших образования (иняз и заочное экономическое)

и личные качества позволяют мне претендовать на должность персонального

ассистента руководителя крупной компании. И отправила резюме. После

двух собеседований познакомилась с будущим шефом.

Его устроило, что на все вопросы я отвечала полно и точно и сразу

усвоила круг обязанностей. В них входило планирование рабочего времени

руководителя, контроль документооборота, протоколирование совещаний,

подготовка аналитических и информационных отчетов, организация

командировок. Но самым главным было подстроиться под ритм жизни шефа.

Уловить его настроение, понять, когда предпочитает проводить встречи, а

когда работать с документами.

Официально рабочий день длился с 9 до 18, но нередко я задерживалась.

Мне повезло, что мой шеф не нагружал меня личными просьбами и варкой

кофе. А вот сдавать его рубашки в химчистку доводилось. Но меня это не

напрягало: к нам в офис регулярно приезжал курьер из фирмы. Но вот по

рабочим моментам требований было очень много, причем в режиме “сию

секунду”. Никогда не забуду, как однажды он улетел в командировку в

Штаты через Лондон, а я в обеденный перерыв отправилась к гинекологу. И

вот стою в кабинете, уже сняв нижнее белье, - вдруг звонит мобильный:

шеф рычит, что он прилетел из Штатов в Хитроу, и требует немедленно

объяснить ему, из какого терминала ему лететь домой, надо ли проходить

паспортный контроль и как авиакомпания узнает, что его чемоданы надо

отправить на следующий рейс? И я, голая, начинаю звонить в отдел

визовой поддержки, они, в свою очередь, перезванивают в авиакомпанию,

те - на стойку этой авиакомпании в Хитроу. При этом каждые полторы

минуты мне трезвонит шеф и напоминает, что времени до рейса все меньше.

К счастью, все удалось уладить и даже врач отнесся к происходящему с

пониманием.

Мой шеф не любил, если меня нет на месте. Так что я обедала, когда он

сам уходил. А ел он очень быстро. В общем, как только он отправлялся на

ланч, я пулей неслась на кухню. Спасибо охране, которая предупреждала

меня о его возвращении. Сказать, что работа персонального помощника

высоко оплачивается, не могу. Моя зарплата составляла 1000-1200

долларов плюс соцпакет. Но независимо от зарплаты работать личным

ассистентом всю жизнь сложно. Нужно разбираться во всех аспектах

деятельности компании, уметь принимать решения в экстренных ситуациях,

держать в голове огромное количество информации и при этом быть

незаметным исполнителем! Это мало кто выдерживает. Зато как старт для

будущей карьеры эта должность отлично подходит. Правда, чем больше у

ассистента опыта, тем больше шеф им дорожит. У меня сложилась как раз

такая ситуация. В той же компании, где я работала, мне предложили место

в финансовом отделе. Шеф долго раздумывал: отпускать - не отпускать. В

результате согласился с условием, что мне найдут достойную замену.

Замену искали четыре месяца! Все это время я сидела буквально на

чемоданах. В какой-то момент поняла, что поиски могут затянуться.

Подвешенное состояние меня не устраивало. Я разместила резюме в

Интернете и вскоре получила интересное предложение. И уволилась.

Екатерина

ЦВЕТКОВА (25)

работала личным ассистентом 2 года

После окончания университета я искала работу по специальности “менеджер

по туризму”. Несмотря на высшее образование и два иностранных языка

(английский и французский), найти вариант с зарплатой выше 400 долларов

не удалось. И все из-за отсутствия опыта работы. Поэтому, когда

знакомая предложила мне поработать секретарем в банке, я согласилась. А

через месяц один из руководителей предложил стать его личным

помощником.

Зарплата на новой должности была в два раза больше. К тому же новая

работа обещала быть более интересной. Плюс мне достались оплачиваемый

мобильный, ноутбук и возможность пользоваться услугами водителя шефа.

Кроме этого, мне пообещали карьерный рост - конечно, при условии, что я

буду успешно справляться с обязанностями. Правда, их четкий список

отсутствовал. Сказали только: обеспечение жизнедеятельности начальника.

Оказалось, помимо стандартных рабочих вопросов (документы, встречи,

протоколы и пр.) на мои плечи легли и личные, семейные проблемы. Я

искала няню для ребенка, а когда малыш подрос, устраивала его в детский

сад. Родителям шефа, живущим за границей, отправляла подарки и даже

решала их бытовые проблемы. Четкого распорядка дня не было. Когда шеф

был на месте, я приходила в офис одновременно с ним, если уезжал -

выполняла дела дистанционно. Но вообще предполагалось, что я нахожусь

“на посту” круглые сутки. Когда шеф был в США, он работал в

соответствии с часовым поясом страны пребывания. Звонки в 3 часа ночи

были обычным делом. Но я понимала, что это неотъемлемая часть моей

работы.

Про перспективы карьерного роста шеф не забыл. Через два года он

расширил круг моих обязанностей, поручив мне ведение некоторых

банковских проектов. Но к этому времени я поняла, что мир финансов мне

совершенно не интересен. О чем честно ему сказала. Шеф, узнав о моем

решении уволиться, расстроился, но поддержал. Мы до сих пор общаемся.

Более того, мою нынешнюю работу помог мне найти именно он.

Надежда (21)

работает личным ассистентом 1 год

Все началось со звонка знакомой, которая сообщила, что в одной

инвестиционной организации открыта вакансия ассистента руководителя.

Тогда я только начала работать младшим менеджером в другой компании, но

ради интереса решила отправить свое резюме. В тот же день мне позвонили

и пригласили на собеседование. Я не волновалась - ко всему

происходящему относилась как к эксперименту. Возможно, это сыграло

решающую роль: через неделю мне сообщили, что меня берут на работу.

Обязанности перечислили устно: прием звонков, заказ авиабилетов,

бронирование гостиниц, оформление виз, ведение деловой переписки,

приготовление кофе и чая. По поводу зарплаты договорились, что на

испытательном сроке я буду получать 500 долларов, затем последует

повышение. Рабочий день с 9 до 18, час обеда. Больничный брать не

рекомендовалось. Я была неопытной и не обсудила многие важные моменты.

Например, отпуск. Тогда меня волновал только один вопрос: останется ли

время на учебу? Пообещали, что на экзамены и зачеты я смогу уходить

пораньше.

Но уже через месяц обещания стали серьезно расходиться с реальным

положением дел. Помимо офисной работы на меня повесили бухгалтерию:

оплату счетов и налогов, учет кассы. К тому же начальник решил, что я

могу быть еще и курьером. Начал отправлять на почту, в налоговую,

причем своим ходом. А вскоре посыпались и личные просьбы: сходить в

магазин за едой или сигаретами, оформить заказ в интернет-магазине.

(Недавно заказывала технику для его квартиры. А один раз - набор белья

и противозачаточные таблетки для его подруги!) Случается, он просит

меня съездить к нему домой, открыть дверь женщине, которая приходит

убираться, и проконтролировать ее работу. Иногда езжу в аэропорт или на

вокзал, чтобы передать посылки его друзьям и родственникам.

По большому счету, мой рабочий день длится круглые сутки, без выходных

и праздников. Даже если меня нет в офисе, я обязана отвечать на звонки

босса и выполнять его поручения.

Повышения оклада я дождалась только через семь месяцев. И только после

того, как настойчиво потребовала прибавки. Сегодня я получаю 900

долларов. Никаких других бонусов я не добилась. Объяснить шефу, что

иной раз мне необходим служебный автомобиль, невозможно. Заводить

разговор про оплачиваемый мобильный телефон не пыталась - не

сомневаюсь, что откажет. Но даже все перечисленное обижает меня не так

сильно, как его неуважение ко мне. Он без стеснения может закинуть ногу

на мой рабочий стол, чтобы завязать шнурок, или без спросу съесть мою

шоколадку. Задерживаться на этой работе не собираюсь. Я уже в поиске,

но пока стоящих предложений не было. Сложность в том, что я еще учусь:

мало кто хочет брать на постоянную работу студентку. Но, несмотря на

все минусы моей должности, у нее есть один жирный плюс: здесь я

приобрела колоссальный опыт. И говоря, что являюсь специалистом

широкого профиля, я нисколько не преувеличиваю!

Наталья (27)

работает личным ассистентом 8 месяцев

По образованию я филолог. Владею тремя языками: английским, испанским и

немецким. После университета долгое время работала переводчиком. Но

потом захотелось чего-то нового. Просматривая вакансии в Интернете,

наткнулась на формулировку “личный ассистент”. Что это за работа, я

слабо представляла и из любопытства отправила резюме. Меня пригласили

на собеседование в крупную торговую компанию, объяснив, что мне

предстоит стать “правой рукой” руководителя. В итоге отдел кадров

выбрал меня из прочих претенденток за знание языков и лучший результат

на так называемом стресс-интервью, в ходе которого, например, задали

вопрос: “Зачем вы надели брюки, которые вас полнят?”

Меня же привлекла новая сфера деятельности, “белая” зарплата в 1500

условных единиц, медицинская страховка, карточка в фитнес-клуб и

корпоративный мобильный.

Моей начальницей оказалась женщина 38 лет, очень успешная в работе, но,

увы, не очень - в личной жизни. Через месяц я поняла, что моя работа

напрямую зависит от “погоды” в ее доме. Сейчас объясню.

Первое время она обращалась ко мне на “вы”, держала дистанцию и не

нагружала заданиями, не связанными с деятельностью компании. Но спустя

четыре недели она решила, что мы стали уже достаточно “близки” для

того, чтобы перейти на “ты”. Мне перестать обращаться к ней на “вы” она

не предложила. Вместе с “ты” появились просьбы записать ее в салон

красоты, забронировать билеты на концерт, выбрать лучший дом отдыха.

Все это сопровождалось вежливым “Ты не могла бы…”. Но, когда однажды я

так же вежливо ответила, что забежать в пару аптек и найти довольно

редкое лекарство не смогу, потому что сама планирую забежать к

стоматологу, она вспыхнула и заявила, что ее лекарство - это срочно, а

мой зуб подождет. При этом назвать ее деспотичной особой я, в общем-то,

не могу. Порой она ведет себя очень мило, предлагает мне уйти с работы

пораньше, советует своего парикмахера, дарит косметику. Но все это

происходит ровно столько, сколько длятся ее хорошие отношения с

мужчиной. Как только они начинают ссориться, она выплескивает свой

негатив на меня. А ссоры у них, надо заметить, случаются часто.

Теоретически я могу уходить из офиса в 8 вечера. Но когда она не в

настроении, то может просидеть в кабинете до 24.00 - я, соответственно,

тоже.

Она может позвонить мне и в 2 часа ночи, и в 6 утра, чтобы уточнить

свое завтрашнее расписание, а потом еще минут 20 рассуждать о

недостатках мужчин. Однажды я не услышала ночного звонка. И наутро был

ужасный скандал. Теперь я сплю с мобильным под подушкой. При этом я

обязана каждое утро выглядеть идеально: никаких мешков под глазами или

неуложенной прически.

Назвать свою должность “работой мечты” я не могу. Но и уходить пока не

планирую. Здесь я каждый день узнаю что-то новое и думаю, что через

какое-то время освою не одну профессию - от менеджера по продажам до

PR-специалиста. А еще я стала отличным психологом, ведь приходится

учиться угадывать чужое настроение буквально с первого взгляда и гасить

конфликт на первой минуте.

10 ЗАПОВЕДЕЙ персонального помощника руководителя

1. Даже если ассистент - представительница женского пола, слово “ассистентка” считается таким же обидным, как и “секретарша”.
2. Персональный помощник должен быть в курсе всех нюансов и новостей в той сфере, в которой работает.
3. Уходя

   из офиса или из дома, личный ассистент должен брать с собой справочник

   с телефонами всех авиакомпаний, гостиниц, ресторанов, кинотеатров и

   прочих мест, в которые шеф может захотеть попасть в любой момент.

4. Большую часть телефонов нужно знать наизусть.
5. Так же как и дни рождения партнеров, друзей и родственников руководителя.
6. Независимо

   от того, в какой ситуации раздается звонок шефа (ночью, в больнице, на

   дне рождения бабушки), личный помощник не должен говорить “Извините,

   ничего не могу сделать”. Правильная формулировка: “Я могу решить любой

   вопрос, дайте немного времени”.

7. Мобильный телефон персонального ассистента не имеет права отключаться или быть вне зоны доступа без существенной на то причины.
8. Ассистент руководителя и сплетни несовместимы.
9. Ассистент должен уметь угадывать настроение начальника.
10. Независимо от настроения начальника настроение ассистента всегда должно быть на высоте. Внешний вид тоже.

Необходимые навыки

(по данным кадровых агентств)

Высшее образование (предпочтительно гуманитарное: филология,

психология, социальные науки); опыт работы с первыми лицами компаний от

1 года; уверенное владение ПК и офисной техникой; свободный английский;

грамотная устная и письменная речь; презентабельная внешность; знание

делового этикета.

Личностные качества: стрессоустойчивость, коммуникабельность, пунктуальность.

СВОЙ ВЫБОР РУКОВОДИТЕЛИ

ОСНОВЫВАЮТ ЧАЩЕ НА ЛИЧНЫХ

ВПЕЧАТЛЕНИЯХ И СИМПАТИЯХ.

МЕСТО ВАКАНТНО?

Насколько востребованы личные ассистенты и какие особые требования к

ним предъявляют на собеседованиях, рассказывает Елена КАРЧЕБНАЯ,

рекрутинговое агентство AVANTA Personnel

Сложно однозначно говорить о текучке на данной позиции: каждый случай

индивидуален. В моей практике было много примеров как довольно

длительной работы ассистентов с одним руководителем (7-10 лет), так и

коротких проектов (от нескольких месяцев до года). Причины, по которым

ассистенты решают сменить работу, разнообразны - от недовольства

рабочим местом до психологической несовместимости с шефом. В среднем же

персональные ассистенты работают с одним руководителем 2-3 года. Это

достаточный срок для того, чтобы вырасти профессионально.

На должность берут преимущественно девушек. Юноши занимают данную

позицию крайне редко - как правило, только в тех случаях, когда

компания заинтересована в административном сотруднике с техническим

образованием и опытом аналитической работы. Особые задания по поиску,

конечно же, бывают. Из интересных требований, с которыми мне

приходилось сталкиваться, запомнились пожелания клиента видеть на этой

позиции девушку с подтвержденным аристократическим происхождением (нам

предстояло сначала найти такого человека, а затем еще и доказать ее

принадлежность к голубой крови). Другой заказчик так увлекся,

формулируя свои требования, что мы пришли к выводу: его устроят только

рыжие сестры-близнецы - и никто иной. Кто-то хочет видеть

высокообразованную оптимистку, уголки рта которой подняты вверх, а

кому-то требуется девушка Козерог с голубыми глазами. Как видите,

особые требования чаще предъявляются к внешнему виду и психо- или

астротипу, чем к образованию и профессиональным навыкам.

Записала Екатерина Бабкова